Bir insanın olduğu gibi bir kurumun da hafızası vardır. İnsan hafızası, tamamen veri toplama, depolama ve geri çağırma yeteneğiyle ilgilidir. Kurumsal hafıza için de aynı süreçlerden bahsedebiliriz. Kurumda veri toplar, depolar ve geri çağırır. Yaşanmışlıklar, tecrübeler, bilgiler, zaman içerisinde oluşturulmuş çözümler ve kurumun süreçlerden öğrendikleri, müşterilere ait deneyimler, teknik beceriler gibi konular kurumsal hafızayı oluşturur. Oryantasyon, toplantılar, eğitimler, kişisel aktarımlar, çalıştaylar gibi araçlarla kurumsal hafıza, personele sunulmaya çalışılır.
Şirketler kurumsal hafızalarını sistemsel olarak depolayabilecekleri gibi insana dayalı anılar üzerinden de elde tutmayı deneyebilir. İnsana dayalı bir kurumsal hafıza yapılanmasında işten çıkarmalar, şirket küçülmeleri, reel ya da sessiz istifalarla kurumsal hafıza zarar görebilir.
Kurum,
- Müşterisine daha hızlı çözüm sunmak
- İşlerin nasıl yapılacağını bilmek
- Problemlere kurumun yaklaştığını anlamak
- İlişkileri doğru yönetmek
- Hiyerarşik yapının farkında olmak
- Aynı hataları tekrarlamamak
- Dünyayı tekrar keşfetmemek
- Üretilmiş bilgi ve deneyimlere gerekli olması durumunda ulaşabilmek gibi nedenlerle organizasyonel bir belleğe ihtiyaç duyar.
Kurumsal hafızayı oluşturan her şey bilgi havuzunda bulunur ve şirket çalışanları o havuzdan yararlanır; hatta öyle bir sistem kurgulanır ki çalışanlar ihtiyaç duyduklarında organizasyonun dışından bile kurumsal hafıza ulaşır. Şimdi düşünelim insana dayalı kurumsal hafızada eğer çalışan işten ayrıldıysa (kırmadan – dökmeden bir ayrılıksa tabii) “Ya bir Zeynep’i arayalım, bu bilgi ondaydı.” “Mert’e ulaşmalı bunları en doğru o bilir.” gibi cümleler duyma olasılığımız yükseliyor. İnsana dayalı sistemde dışardan içteki bilgiye ulaşmayı bırakın, içerden dışarıdaki bilgiye ulaşmaya çalışılır.
Yapılan pek çok farklı araştırmada güçlü bir kurumsal hafıza ile yüksek örgütsel performans arasında pozitif etkileşimler bulunmuştur. Sezgisel olarak bile bir kişinin ya da ekibin keşfettiğini veya çözdüğünü diğerlerine de sunabilen bir organizasyonun, geçmişin hatalarını tekrar etmeyeceğini çıkarımlayabiliriz. Kurumsal hafıza, rutin işleri geliştirerek, üretim, lojistik ve hizmet sunumu üzerinde daha iyi kontrol sağlayarak bir iş için en iyi becerilerin hangileri olduğu noktasında bizi bilgilendirir ve bu becerileri kullanarak üretkenliği artırabiliriz.
Web 2.0 ve Web 3.0’dan yararlanarak Kurumsal Hafıza için çözümler üretilebilir. Bilgi Yönetim Sistemleri kurulabilir. Tabi ki örtük bilgiye ulaşılması için koçluk, mentörlük, badilik gibi ogranizasyonel gelişim araçlarından da yararlanılabilir. BT tabanlı modeller daha somut, tanımlanabilir bir belleği ortaya koyarken insanlara, kültüre ve resmi olmayan yapılara daha az odaklanmaktadır.
Kurumsal hafızaya sahip olmak ve korumak için hangi yöntemlerin doğru olabileceğini anlamak adına kurum misyon – vizyon ve değerlerini bilmek, depolanacak bilgi ve türlerini anlamak, kurum kültürüne ve yaşayışına hâkim olmak gerekir. Karma metotlarla güçlü bir kurumsal hafızaya sahip olabilir ve kurumsal hafızayı koruyarak hedeflerimize daha kolay ulaşabiliriz.
M.Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu
https://www.linkedin.com/in/efsunyukseltunc/
@indusefsun
#kurumsalhafıza #organizasyonelbellek #gelecek #misyon #vizyon #performans #başarı #indusglobal
